Modelli·Sicurezza, privacy e regolamenti
Informativa privacy al lavoratore
Informativa artt. 13-14 GDPR sul trattamento dei dati nel rapporto di lavoro.
Quando si usa
L'informativa privacy al lavoratore è il documento con cui il datore spiega quali dati personali tratta, per quali finalità, su quale base giuridica, per quanto tempo li conserva e a chi possono essere comunicati. Risponde agli obblighi degli artt. 13 e 14 del GDPR applicati al rapporto di lavoro, dove i dati trattati sono molti e sensibili: presenze, retribuzioni, certificati, comunicazioni agli enti. Non è un consenso da strappare, è un'informazione dovuta, e va scritta in modo che la persona la capisca davvero.
Si consegna all'assunzione, insieme alla lettera e agli altri documenti iniziali, perché il trattamento dei dati comincia esattamente in quel momento. Va poi aggiornata a ogni variazione dei trattamenti: l'introduzione di nuovi sistemi che comportano controllo, l'adozione di strumenti che raccolgono dati diversi da prima, oppure il cambio del responsabile che elabora le paghe. Ogni volta che cambia chi tocca i dati o come vengono trattati, la vecchia informativa non descrive più la realtà.
Sul piano pratico conviene consegnarla in copia al lavoratore e conservare la prova della consegna nel fascicolo personale, perché l'obbligo che il GDPR pone in capo al titolare è anche quello di poter dimostrare di averlo assolto. Quando l'informativa viene aggiornata, si consegna la versione nuova e si tiene traccia della data: la sequenza delle versioni racconta l'evoluzione dei trattamenti e serve proprio nei momenti in cui qualcuno chiede conto di un controllo o di una comunicazione a terzi.
Il testo del modello
In evidenza i dati da inserire: quelli del dipendente e dell'azienda li prende Quadra dall'anagrafica, gli altri si indicano al momento di generare la lettera.
Oggetto: informativa sul trattamento dei dati personali del lavoratore (artt. 13-14 Regolamento UE 2016/679)
Gentile nome e cognome del lavoratore, ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 e del D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018, Le forniamo le seguenti informazioni sul trattamento dei Suoi dati personali nell'ambito del rapporto di lavoro.
1. Titolare del trattamento
Titolare del trattamento è denominazione azienda, con sede legale in sede legale, C.F./P.IVA azienda, contattabile all'indirizzo Contatto del titolare.
2. Responsabile della protezione dei dati
Il Responsabile della Protezione dei Dati è Responsabile della protezione dei dati (DPO).
3. Categorie di dati trattati
dati anagrafici e di contatto (nome, indirizzo, codice fiscale, recapiti);
dati relativi al rapporto di lavoro (curriculum, inquadramento, retribuzione, presenze, ferie e permessi);
dati particolari ex art. 9 GDPR: dati sanitari (idoneità alla mansione, certificati di malattia e infortunio, eventuale appartenenza a categorie protette) e dati sindacali (trattenute per quote sindacali, permessi ex L. 300/1970);
4. Finalità e base giuridica
adempimento degli obblighi derivanti dal contratto di lavoro e dalla normativa in materia di lavoro, previdenza, assistenza sociale, sicurezza e fiscale (art. 6.1.b e 6.1.c GDPR; art. 9.2.b per i dati particolari);
gestione amministrativa del rapporto (elaborazione paghe, presenze, ferie);
tutela della salute e sicurezza sui luoghi di lavoro (D.Lgs. 81/2008);
adempimento di obblighi verso enti pubblici.
5. Modalità del trattamento
Il trattamento è svolto con strumenti cartacei e informatici, con modalità idonee a garantirne sicurezza e riservatezza, ad opera di soggetti autorizzati e istruiti.
6. Comunicazione e diffusione
I dati potranno essere comunicati a:
consulente del lavoro e studio di elaborazione paghe incaricato (Studio paghe destinatario dei dati);
istituti previdenziali e assicurativi (INPS, INAIL);
Agenzia delle Entrate e Ispettorato Nazionale del Lavoro;
fondi di previdenza complementare e casse sanitarie, ove applicabile;
organizzazioni sindacali, per le sole trattenute e i permessi sindacali.
I dati non saranno diffusi né trasferiti verso Paesi terzi extra-UE.
7. Periodo di conservazione
I dati saranno conservati per la durata del rapporto di lavoro e, successivamente, per 10 anni dalla cessazione, salvi i termini diversi previsti per specifici documenti dalla normativa civilistica, fiscale e previdenziale.
8. Diritti dell'interessato
Lei ha diritto di accedere ai Suoi dati, di chiederne la rettifica, la cancellazione nei limiti consentiti dagli obblighi di legge, la limitazione del trattamento e la portabilità, nonché di opporsi al trattamento e di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it).
9. Natura del conferimento
Il conferimento dei dati è necessario per l'instaurazione e la gestione del rapporto di lavoro; il rifiuto comporta l'impossibilità di dar corso al rapporto stesso.
Il/La sottoscritto/a dichiara di aver ricevuto e compreso la presente informativa.
Cosa serve per compilarla
Da indicare al momento
- Luogo di redazione(facoltativo)
- Contatto del titolare(facoltativo)
- Responsabile della protezione dei dati (DPO)(facoltativo)
- Studio paghe destinatario dei dati(facoltativo)
- Rilevazione presenze biometrica o geolocalizzazione(facoltativo)
- Descrizione dei sistemi(facoltativo)
- Videosorveglianza o controllo accessi(facoltativo)
- Accordo sindacale o autorizzazione(facoltativo)
- Conservazione dopo la cessazione (anni)(facoltativo)
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Dal modello alla lettera firmata
In Quadra scegli il dipendente e la lettera si compila da sola: nome, mansione, livello, sede e date arrivano dall'anagrafica, tu aggiungi solo quello che cambia caso per caso. Esce un PDF pronto da firmare, che resta nel fascicolo del dipendente insieme a contratti, presenze e buste paga.
Il modello segue la legge in generale. Il CCNL applicato, gli accordi aziendali e il caso concreto possono chiedere termini o contenuti diversi: prima di usarlo su un rapporto vero, sentilo col tuo consulente del lavoro.